Rechnung erstellen in der Schweiz

Was eine Rechnung enthalten muss

Eine Schweizer Rechnung, auch die einfachste, sollte immer diese Elemente enthalten:

• Deine Angaben. Name oder Firmenbezeichnung, vollständige Adresse und — falls du MwSt-registriert bist — die UID/MwSt-Nummer.
• Die Angaben des Kunden. Name oder Firmenbezeichnung und Adresse.
• Datum und Rechnungsnummer. Das Ausstellungsdatum und eine eindeutige fortlaufende Nummer (siehe unten).
• Klare Beschreibung. Was du verkauft oder welche Leistung du erbracht hast, mit Menge und Einzelpreis.
• Der Betrag. Der Totalbetrag, und — falls anwendbar — die MwSt mit dem entsprechenden Satz.
• Zahlungsbedingungen. Die Frist (zum Beispiel «30 Tage») und die Angaben für die Zahlung.
• Die QR-Rechnung. Der Abschnitt mit dem Schweizer QR-Code, damit der Kunde über seine Bank bezahlen kann.

Die QR-Rechnung: wie du dich bezahlen lässt

Seit dem 30. September 2022 sind die alten roten und orangen Einzahlungsscheine abgeschafft. Heute ist die QR-Rechnung der Standardweg, um sich über eine Schweizer Bank bezahlen zu lassen: ein Abschnitt am Ende der Rechnung mit einem QR-Code, der alle Zahlungsdaten enthält (Betrag, IBAN, Referenz).

Der Kunde scannt den Code mit der App seiner Bank und bezahlt, ohne etwas von Hand abzutippen. Der QR-Code muss dem offiziellen Schweizer Standard entsprechen (SIX, Swiss Payment Standards): Ist er fehlerhaft, kann die Bank ihn zurückweisen. Wir haben einen eigenen Leitfaden dazu: wie die QR-Rechnung funktioniert.

Und die MwSt? Es hängt vom Umsatz ab

Die Grundregel ist einfach:

• Unter CHF 100'000 Jahresumsatz: Du bist nicht zur MwSt-Registrierung verpflichtet. Du stellst Rechnungen ohne MwSt aus, ohne Sätze anzugeben.
• Über CHF 100'000: Du musst dich zur MwSt registrieren, in der Rechnung den angewandten Satz angeben (8.1% Normalsatz, 2.6% reduzierter Satz, 3.8% Sondersatz) sowie deine MwSt-Nummer.

Für die Details zu den Sätzen und den Abrechnungsmethoden (effektiv oder Saldosteuersatz) siehe unseren Praxisleitfaden zur MwSt in der Schweiz.

Nummerierung und Aufbewahrung

Nummerierung. Jede Rechnung muss eine eindeutige, fortlaufende Nummer haben: Sie hilft dir, sie wiederzufinden, und der ESTV, sie zu prüfen. Ein praktisches Format ist JAHR-NNN (zum Beispiel 2026-014), aber du kannst auch dein eigenes wählen, solange es sich nicht wiederholt.

Aufbewahrung. In der Schweiz müssen Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen 10 Jahre aufbewahrt werden (Art. 958f des Obligationenrechts). Ein gut archiviertes PDF genügt; entscheidend ist, sie nicht zu verlieren.

Der einfachste Weg, sie richtig zu machen

Du kannst eine Rechnung auch mit Word oder Excel erstellen. Das Problem sind die zwei Punkte, die präzise sein müssen: die QR-Rechnung (ist sie fehlerhaft, weist die Bank sie zurück) und die MwSt-Berechnung. Ein Fehler dort bedeutet, die Arbeit nochmals zu machen oder, schlimmer, verspätet bezahlt zu werden.

Eine dedizierte Software nimmt dir das Problem ab: Vidima erzeugt die gültige QR-Rechnung und das korrekte PDF automatisch, führt die Kundenliste, nummeriert die Rechnungen für dich und verwaltet die MwSt, falls sie dich betrifft. Es ist eine Desktop-App für Windows und macOS, offline, zur Einmalzahlung CHF 149 — kein Abo. Es gibt eine Gratis-Testversion von 14 Tagen.