Rechnungssoftware für Agenturen und Studios

Die typischen Hürden beim Fakturieren in Agenturen und Studios

Eine Designagentur, ein Architekturbüro, ein Foto- oder Tonstudio, eine Software-Boutique: Das Tagesgeschäft sieht unterschiedlich aus, doch die Rechnungsstellung kennt dieselben wiederkehrenden Reibungspunkte. Wer kreativ oder beratend arbeitet, will nicht den halben Freitagnachmittag mit Belegen verbringen.

• Viele Kunden, viele Projekte, eine Buchhaltung. Pro Mandat fallen Stunden, Pauschalen, Fremdleistungen und Spesen an. Sind sie über Tabellen und ein separates Buchhaltungstool verteilt, geht beim Jahresabschluss schnell der Überblick verloren.
• Mehrere MwSt-Sätze auf einer Rechnung. Beratung, Lizenzen und durchlaufende Posten landen oft auf demselben Beleg. Die Sätze nach ESTV (8.1 %, 2.6 %, 3.8 %) müssen sauber getrennt ausgewiesen werden – von Hand ist das fehleranfällig.
• Die QR-Rechnung muss stimmen. Ein QR-Code, der nicht dem SIX-Schema entspricht, wird im E-Banking des Kunden abgelehnt. Für ein Studio, das auf pünktliche Zahlungen angewiesen ist, ist jede zurückgewiesene Rechnung verlorene Zeit.
• Das PDF repräsentiert die Marke. Eine Rechnung ist der letzte Kontaktpunkt eines Projekts. Ein unsauberes Layout fällt bei Auftraggebern auf, die selbst von Gestaltung leben.
• Mehrere Hände, dieselben Daten. Sobald nicht nur die Inhaberin fakturiert, sondern auch Projektleitung oder Office, braucht es Lizenzen für mehrere Geräte – ohne, dass die Kosten pro Person monatlich davonlaufen.

Wie Vidima Agenturen und Studios entlastet

Vidima ist keine reine Fakturierung, sondern eine zusammenhängende Suite für Rechnungen und Buchhaltung. Du erfasst eine Rechnung pro Kunde und Projekt, verbuchst sie und ziehst am Jahresende den Abschluss – im selben Programm, ohne Datenexport zwischen Tools.

Rechnungen pro Projekt und Kunde

Du legst Positionen pro Mandat an, mischst verschiedene MwSt-Sätze auf einer Rechnung und exportierst ein professionelles PDF mit Swiss QR-Code. Vidima erzeugt normkonforme QR-Codes (QR-Bill v2.2, SPC 0200) und validiert jede Rechnung vor dem Export – damit nichts im E-Banking des Kunden hängen bleibt. Brauchst du nur eine einzelne QR-Rechnung, hilft der kostenlose QR-Rechnung-Generator beim ersten Schritt.

MwSt ESTV und doppelte Buchhaltung in einem

Mehrere MwSt-Sätze pro Beleg, effektive oder Saldosteuersatz-Methode – und direkt dahinter die doppelte Buchhaltung mit Schweizer KMU-Kontenrahmen, Journal, Bilanz nach OR Art. 959a und Erfolgsrechnung als PDF. Für Studios, die ihre Zahlen ans Treuhandbüro übergeben, bedeutet das einen sauberen Jahresabschluss statt loser Listen. Mit dem Import des Kontoauszugs camt.053 (ISO 20022) gleichst du eingehende Zahlungen automatisch mit offenen Rechnungen ab.

Umstieg aus Bexio und Banana

Du wechselst nicht bei null: Vidima bietet einen geführten Import aus Bexio (über die API) und Banana (JCSV), damit Stammdaten und Buchhaltung mitkommen. Ein Studio behält seine Kundenkartei und seine Historie, ohne alles neu zu erfassen.

Verifizierbares Siegel und 100 % offline

Jede Rechnung trägt ein kryptografisches Siegel (ECDSA P-256), das deine Auftraggeber auf verify.vidima.ch auf Echtheit prüfen können – ein Vertrauenssignal, das im Schweizer Markt selten ist. Ebenso wichtig: Vidima läuft als native Desktop-App für Windows 10/11 und macOS und arbeitet zu 100 % offline. Kein Konto, keine Cloud, kein Tracking. Kunden-, Projekt- und Umsatzdaten – oft unter NDA – bleiben auf den Geräten der Agentur und verlassen sie nicht. Rechnungen lassen sich in fünf Sprachen (DE, IT, FR, ES, EN) erstellen, praktisch für Studios mit internationaler Kundschaft.

Mehrere Arbeitsplätze, ein einmaliger Kauf

In den meisten Agenturen fakturiert nicht nur eine Person. Sobald Projektleitung, Buchhaltung oder Office mitarbeiten, braucht es Lizenzen für mehrere Geräte. Vidima löst das mit gestaffelten Mehrgeräte-Lizenzen statt mit einem Abo pro Kopf:

Der Unterschied zum Cloud-Modell: Bei einem Monatsabo pro Sitz steigen die Kosten mit jedem neuen Gerät und laufen Jahr für Jahr weiter. Bei Vidima zahlst du einmal – die Lizenz deckt die vereinbarte Zahl an Geräten dauerhaft ab, inklusive aller Updates der Version v1.x.

Preis und kostenlose Testphase

Vidima wird einmal gekauft, nicht gemietet. Du zahlst einmal und nutzt die Software dauerhaft:

Erhältlich über vidima.ch und den Microsoft Store. Du kannst die volle Suite 30 Tage gratis testen, ohne Kreditkarte und ohne automatische Verlängerung – dazu kommt eine Rückgabegarantie von 30 Tagen.

Häufige Fragen