Rechnungssoftware für Einzelfirmen und Selbstständige

Der Rechnungsalltag einer Einzelfirma in der Schweiz

Wer als Einzelfirma oder selbstständig arbeitet, trägt Buchhaltung und Administration meist allein. Es gibt keine Finanzabteilung, die sich um Formate kümmert, und keinen Spielraum für eine Stunde Fehlersuche, weil eine Zahlung nicht ankommt. Genau hier entstehen die typischen Reibungspunkte:

• Die QR-Rechnung muss sitzen. Seit der orange und rote Einzahlungsschein verschwunden sind, ist die Swiss QR-Rechnung Pflicht. Stimmt der QR-Code nicht exakt mit dem SIX-Schema überein, scannt die Banking-App des Kunden ihn nicht – und du bekommst statt einer Zahlung eine Rückfrage.
• MwSt: heute keine, morgen vielleicht doch. Unter CHF 100'000 Jahresumsatz bist du nicht MwSt-pflichtig und stellst ohne MwSt Rechnung. Wächst du über die Schwelle, musst du die Sätze der ESTV korrekt ausweisen. Eine Software, die nur den einen Fall kennt, zwingt dich später zum Wechsel.
• Zeit ist das knappste Gut. Jede Rechnung, die du von Hand in Word baust und mühsam mit einem separaten QR-Generator zusammensetzt, kostet Minuten, die du eigentlich abrechnen könntest.
• Deine Daten sind dein Geschäft. Kundenliste, Umsätze, offene Posten – das sind sensible Zahlen. Sie auf einem fremden Cloud-Server abzulegen, nur um eine Rechnung zu schreiben, ist eine Entscheidung, die du bewusst treffen solltest, nicht eine Voreinstellung.

Die meisten Rechnungsprogramme lösen diese Punkte gegen ein monatliches Abo und mit weit mehr Funktionen, als eine Einzelfirma je braucht. Du bezahlst Lohnbuchhaltung, Mehrbenutzer-Rechte und Cloud-Infrastruktur mit – und nutzt davon einen Bruchteil.

Wie Vidima diese Punkte löst

Vidima ist bewusst auf die Realität einer Einzelfirma zugeschnitten: schnell zur fertigen Rechnung, normkonform, und ohne dass deine Daten dein Gerät verlassen.

QR-Rechnung nach SIX-Standard, vor dem PDF geprüft

Vidima erzeugt normkonforme Swiss QR-Codes (QR-Bill v2.2, SPC 0200) und validiert jede Rechnung bevor das PDF entsteht. So weisst du, dass der Code in jeder E-Banking-App des Kunden funktioniert – kein Trial-and-Error. Brauchst du nur einen einzelnen Code, etwa für eine bestehende Vorlage, hilft der kostenlose QR-Rechnung-Generator.

MwSt mit und ohne Registrierung

Solange du unter der Umsatzgrenze bleibst, stellst du Rechnungen ganz ohne MwSt aus. Sobald du registriert bist, weist Vidima die ESTV-Sätze (8.1 %, 2.6 %, 3.8 %) korrekt aus – wahlweise nach der effektiven Methode oder dem für viele Selbstständige einfacheren Saldosteuersatz. Du musst die Software dafür nicht wechseln, nur eine Einstellung umlegen.

Buchhaltung nur, wenn du sie willst

Einzelfirmen unter CHF 500'000 Umsatz dürfen die vereinfachte Aufzeichnung führen. Vidima bringt darüber hinaus eine vollständige doppelte Buchhaltung mit Schweizer KMU-Kontenrahmen mit – nützlich, wenn du sauber abschliessen oder deinem Treuhänder ein ordentliches Journal und eine Bilanz nach OR Art. 959a übergeben willst. Wer das nicht braucht, deaktiviert den Buchhaltungsteil und nutzt Vidima rein zum Fakturieren.

Verifizierbares Siegel und 100 % offline

Jede Rechnung erhält ein kryptografisches Siegel (ECDSA P-256), das dein Kunde auf verify.vidima.ch auf Echtheit prüfen kann. Vor allem aber läuft Vidima als native Desktop-App für Windows und macOS vollständig offline: kein Konto, keine Cloud, kein Tracking. Eingehende Zahlungen gleichst du per camt.053-Import deines Kontoauszugs mit offenen Rechnungen ab – und alle Daten bleiben auf deinem Computer. Steigst du von einem anderen Programm um, gibt es einen geführten Import aus Bexio und Banana.

Einmal zahlen statt Abo – die Rechnung für Selbstständige

Für eine Einzelfirma ist das Bezahlmodell oft entscheidender als jede Funktionsliste. Ein laufendes Abo ist eine Fixkostenposition, die jeden Monat anfällt, ob du nun zwei Rechnungen schreibst oder zwanzig.

Preis und kostenlose Testphase

Vidima wird einmal gekauft, nicht gemietet. Für Einzelfirmen und Selbstständige genügt in den allermeisten Fällen die Lizenz Personal:

Erhältlich über vidima.ch und den Microsoft Store. Du kannst die volle Suite 30 Tage gratis testen, ohne Kreditkarte und ohne automatische Verlängerung – und hast zusätzlich 30 Tage Rückgaberecht, falls Vidima doch nicht passt.

Häufige Fragen