Le logiciel de facturation pour agences et studios en Suisse

Ce qui complique vraiment la facturation d'une agence

Les agences de communication, studios de design, productions créatives et bureaux d'études partagent un même problème : facturer proprement un travail qui ne tient jamais sur une seule ligne. Avant de choisir un outil, voici les frictions concrètes que rencontrent les agences et studios en Suisse.

Une facture par projet, pas par tâche isolée

Un mandat se découpe en prestations : conception, production, régie, droits, déplacements, heures de plusieurs intervenants. Chaque facture doit refléter cette structure avec autant de lignes que nécessaire, des montants nets et le bon taux de TVA par poste. Les outils trop simples vous obligent à tout fusionner en une ligne floue – ce que vos clients comptables détestent.

La QR-facture, sinon le paiement traîne

En Suisse, une facture sans QR-facture conforme retarde le paiement. Le code QR encode l'IBAN ou le QR-IBAN, le montant, la devise et la référence selon la norme SIX (QR-Bill v2.2, SPC 0200). S'il est mal formé, la banque du client ne le lit pas. Pour une agence qui envoie des dizaines de factures par mois, un seul format défaillant, c'est de la trésorerie bloquée.

La TVA AFC, multi-taux et parfois forfaitaire

Un même mandat peut mêler prestations à 8.1 % et frais particuliers. Selon votre chiffre d'affaires, vous décomptez en méthode effective ou au taux de la dette fiscale nette (forfaitaire). Le logiciel doit appliquer plusieurs taux sur une facture et indiquer correctement votre numéro de TVA et votre IDE.

Le passage de la facture à la compta

Beaucoup de studios facturent dans un outil et tiennent la comptabilité ailleurs – ou la délèguent à une fiduciaire. À chaque clôture, ce sont des ressaisies, des écarts et du temps perdu. Relier la facture à un journal, un bilan et un compte de résultat dans le même flux évite cette double manipulation.

Comment Vidima répond aux besoins d'un studio

Vidima n'est pas un simple générateur de PDF : c'est une suite suisse de facturation et de comptabilité, pensée pour le rythme d'une agence, dans une seule application native pour Windows 10/11 et macOS.

• Factures par client et par projet – autant de lignes que de prestations, des PDF soignés à votre image, avec QR-facture validée selon la norme SIX SPC 0200 avant chaque export. Vous pouvez tester le format avec notre générateur de QR-facture.
• TVA AFC multi-taux – tous les taux en vigueur (8.1 %, 2.6 %, 3.8 %), méthode effective ou forfaitaire, plusieurs taux sur une même facture, avec validation des données suisses (NPA, IDE, numéro de TVA).
• Comptabilité en partie double – journal, bilan conforme à l'art. 959a CO et compte de résultat, plan comptable PME préchargé. Utile pour suivre la rentabilité de vos mandats et pour transmettre des écritures propres à votre fiduciaire.
• Import Bexio et Banana – reprise guidée de vos clients et de votre plan comptable depuis Bexio (API) ou Banana (JCSV), pour ne pas repartir de zéro.
• Rapprochement camt.053 – import du relevé bancaire ISO 20022 pour pointer automatiquement les factures payées et relancer celles qui restent ouvertes.
• Sceau cryptographique vérifiable – chaque facture porte un sceau numérique (ECDSA P-256) que vos clients peuvent contrôler sur verify.vidima.ch pour en confirmer l'authenticité.

Les factures, comme l'interface, sont disponibles en cinq langues (français, allemand, italien, espagnol, anglais) – pratique pour un studio qui sert des clients alémaniques, romands et tessinois sans changer d'outil. S'y ajoutent les notes de crédit et les rappels de paiement.

Travailler à plusieurs, sans abonnement par siège

Dans un studio, ce n'est pas toujours la même personne qui établit les factures, suit les paiements et prépare la clôture. Vidima n'enferme pas cette collaboration dans un abonnement par utilisateur : la licence Pro couvre 3 appareils et la licence Studio jusqu'à 10 appareils, en un seul paiement.

Chaque poste travaille 100 % hors ligne, sur ses propres fichiers, sans compte ni connexion cloud. Vos données clients et vos chiffres ne quittent jamais vos ordinateurs – un argument de poids quand on manipule des budgets et des contrats sensibles. Vous gérez vos sauvegardes et vos exports PDF comme vous l'entendez.

Les budgets de vos clients, vos marges, votre comptabilité : ils restent dans le studio, pas sur la plateforme d'un fournisseur.

Pour les structures qui collaborent étroitement avec une fiduciaire, le sceau vérifiable et l'export comptable propre simplifient l'échange : vous transmettez des pièces contrôlables, sans donner accès à tout votre système.

Application de bureau ou plateforme cloud

La plupart des outils de facturation pour agences sont des plateformes cloud facturées au mois et au siège. Pratiques pour les grandes équipes, elles deviennent coûteuses dès qu'on additionne les utilisateurs et les années. Vidima fait un autre choix, assumé.

Si votre agence a besoin de gestion des salaires, de timesheets multi-utilisateurs en temps réel et d'une connexion e-banking directe, une plateforme cloud reste pertinente. Si vous voulez surtout facturer proprement par projet, tenir une comptabilité conforme et garder vos données, Vidima est volontairement une suite simple, rapide et hors ligne – c'est ce qui la rend abordable et sereine.

Prix et essai

Vidima s'achète une seule fois, sans abonnement ni frais récurrents. Les mises à jour de la version v1.x sont incluses pour toujours.

• Personal – CHF 149, paiement unique (1 appareil)
• Pro – CHF 299, paiement unique (3 appareils)
• Studio – CHF 990, paiement unique (10 appareils)

Disponible sur vidima.ch et sur le Microsoft Store, avec 30 jours d'essai gratuit sans carte de crédit et une garantie de remboursement de 30 jours.